Os bens patrimoniais (patrimônio) e bens de consumo (almoxarifado) devem ser adequadamente guardados e controlados para se evitar prejuízo ao erário. Algumas das orientações mais comuns estão estabelecidas a seguir:

• Todos os materiais devem ser recebidos mediante confrontação de dados com as notas fiscais (item 3 da IN/SEDAP nº 205/88, Acórdão TCU Primeira Câmara nº 1.051/2005);
• Deve-se evitar manter produtos em contato com o solo (item 4.1.e.i, da IN/SEDAP nº 205/88);
• Os extintores de incêndio da unidade devem ser periodicamente recarregados (item 4.1.j, da IN/SEDAP nº 205/88);
• Os materiais inativos ou ociosos devem ser alienados (Acórdãos nº 1.051/2005 e nº 2.986/2006 – TCU, ambos da 1ª Câmara; e item.4.1.j, da IN/SEDAP nº 205);
• Devem ser estabelecidos mecanismos de controle que possibilitem a rápida identificação do quantitativo dos bens registrados no sistema informatizado (Acórdão nº 2.986/2006 - TCU - 1ª Câmara e item 4.1.j, da IN/SEDAP nº 205);
• Deve ser realizado o cálculo da depreciação do valor contábil dos bens (art. 106, §3º, da Lei 4.320/64 e Manual de Contabilidade Aplicado ao Setor Público);
• Avaliação periódica do consumo médio e dos estoques mínimos, a fim de se avaliar a adequada reposição do estoque (item 7.6 da IN/SEDAP nº 205).

Uma das atribuições mais importantes do setor de patrimônio é a obrigatoriedade de realização de inventário anual de bens patrimoniais (art. 70, parágrafo único da CF). Para salvaguardar a responsabilidade de novos gestores ou ordenadores de despesa, também é indicado que seja realizado inventário quando houver mudança de chefia no setor.

Assim sendo, a realização periódica de inventário se consubstancia na principal ferramenta de controle da gestão do patrimônio público conforme o art. 96 da Lei nº 4.320/64, o que difere da simples demonstração de saldos. Além disso, considerando-se o princípio da segregação de funções, é necessário proceder ao inventário de bens por meio de comissão constituída por membros que não exerçam atividades no referido setor. (Acórdão TCU nº 1.886/2007-1ª Câmara)

Caso sejam encontradas divergências entre os registros do patrimônio (ou almoxarifado), do estoque físico e os da contabilidade, deverão ser instaurados processos administrativos para apurar divergências constatadas. (art. 70, parágrafo único, e art. 74, II e §1º, da CF; arts. 75, II; 89, e 94 a 97 da Lei nº 4.320/64; e art. 130 da Lei nº 93.872/86)

CORREGEDORIA NACIONAL DO CNMP

Sobre o tema, as orientações da Corregedoria Nacional são as seguintes:

• Estabelecer regras formais sobre a periodicidade e composição de equipes de inventário, de forma a excluir os servidores responsáveis pela fiscalização geral do inventário daqueles a quem incumbe a respectiva guarda, visando à prevalência do princípio da segregação de funções. (Fonte: Relatório de Inspeção MPE/RJ, MPE/AC, MPT/MS)
• Realizar, ao final de cada exercício financeiro, inventário de bens patrimoniais e de consumo. (Fonte: Relatório de Inspeção MPE/AC)
• O inventário deve abranger a totalidade dos bens da unidade e não deve se confundir com os levantamentos amostrais realizados pelo setor de controle interno. (Fonte: Relatório de Inspeção MPE/AC)
• Apontar, nos inventários, as eventuais divergências em relação aos saldos contábeis. (Fonte: Relatório de Inspeção MPE/AC)
• A divergência de quantitativo de bens em relação aos valores registrados deve ser objeto de levantamento de responsabilização e ressarcimento ao erário em conformidade aos artigos 84 e 90 do Decreto-Lei nº 200/67 e art. 70, parágrafo único, da Constituição Federal. (Fonte: Relatório de Inspeção MPF/RJ)
• Deve-se abster de realizar aquisição de bens patrimoniais com recursos destinados ao custeio da Administração Pública e proceder à regular incorporação dos bens ao patrimônio da unidade. (Fonte: Relatório de Inspeção MPT/PR)
• Na implantação do Planejamento Estratégico, deve ser inserido, como uma das principais metas, o desenvolvimento de um sistema informatizado que possibilite a instalação de ferramenta de controle, com a capacidade de propiciar a efetiva administração de materiais e o acompanhamento da movimentação e registro dos bens permanentes, de modo que as requisições sejam efetuadas por meio digital, preferencialmente por intermédio da intranet, possibilitando, inclusive, estabelecer uma interface com outros sistemas, como o de compras e o de licitações. (Fonte: Relatório de Inspeção MPE/AM)
• A administração e a guarda de bens do almoxarifado e patrimônio deve ser realizada por servidor público estatutário, devendo ser atribuído aos trabalhadores terceirizados apenas o apoio técnico. Devido ao princípio da segregação de funções, o inventário dos bens do almoxarifado e patrimônio deve ser realizado por meio de comissão constituída por membros que não exerçam atividades no referido setor. (Fonte: Relatório de Inspeção MPE/CE)
• Deve ser realizado o adequado planejamento do quantitativo de material a ser adquirido, a fim de evitar estoques desnecessários, e, consequentemente, a utilização do material dentro do prazo de validade; o armazenamento deve ser feito de forma que os materiais mais antigos sejam os primeiros a serem utilizados, com o intuito de evitar perdas. (Fonte: Relatório de Inspeção MPE/CE)
• O armazenamento de material perigoso ou inflamável deve ser realizado em ambiente adequado, dotado de controle térmico, de acordo com a periculosidade do tipo de material. Além de se verificar a real necessidade de se estocar produtos dessa natureza, deve ser providenciada a instalação de equipamento contra incêndio em local de fácil acesso, dentro do próprio almoxarifado; os estoques devem ficar organizados de tal forma que possibilite a maximização do espaço, garantia da segurança para o material estocado, fácil circulação de pessoas e rápida localização dos bens armazenados. (Fonte: Relatório de Inspeção MPE/CE)
• Nos próximos levantamentos patrimoniais, as comissões de inventário devem elaborar relatório circunstanciado das eventuais divergências do levantamento geral dos bens em face dos registros existentes no Sistema de Controle Patrimonial. Além disso, devem-se manter os termos de responsabilidades sempre atualizados. (Fonte: Relatório de Inspeção MPE/CE)
• Os bens patrimoniais são de responsabilidade dos servidores públicos que detêm a sua guarda, a quem cabe o adequado controle e preservação do acervo, conforme parágrafo único do art. 70 da Constituição Federal. Por isso mesmo, quem detém sua guarda é que deve, em princípio, responder pelo valor a ser ressarcido, salvo quando o perecimento do objeto ocorra por causas imprevisíveis ou inevitáveis para quem detém a coisa. (Fonte: Relatório de Inspeção MPF/CE)
• Conforme o princípio da segregação de funções, as atividades de compra, guarda e fiscalização devem ser separadas entre si. Assim, visando a alcançar um padrão de governança e controle que harmonize os princípios da razoabilidade (invocado pela unidade) com o da segregação de funções (imposto pelas normas de auditoria e controle), deve-se promover a regulamentação dos atos de guarda e fiscalização de bens patrimoniais, observados os seguintes parâmetros: a) a fiscalização periódica de todos os bens de cada unidade administrativa, e b) todos os agentes a quem couber a guarda de bens poderão ser responsabilizados em caso de desaparecimento de algum bem do acervo sob sua responsabilidade. (Fonte: Relatório de Inspeção MPE/BA)
• A inexistência de relatório técnico da comissão de inventário que sumarize os resultados do trabalho, evidenciando os bens que foram identificados, bem como aqueles que não o foram, impede o ciclo de evidenciação da Guarda, Administração e Utilização do Patrimônio Público. Que, nas próximas ações de inventário anual, faça constar da Portaria de Designação da Comissão de Inventário a necessidade de que, ao fim dos trabalhos desta, seja emitido relatório sumarizado dos trabalhos contendo informações sobre a quantidade e valores de bens encontrados, bem como daqueles não encontrados pela comissão, e propostas de encaminhamento em relação aos bens não encontrados. Tal relatório deverá ser assinado pelos membros da comissão, acompanhado de relação analítica dos bens encontrados e outra relação evidenciando os bens não encontrados. (Fonte: Relatório de Inspeção MPT/ES)
• Adotar procedimentos de conscientização interna sobre guarda, administração e utilização do patrimônio público para aplicação da norma interna existente. Somente aceitar a identificação de bens em processo de inventário quando o documento contiver a assinatura dos membros da Comissão de Inventário competente. (Fonte: Relatório de Inspeção MPF/ES)
• O sistema informatizado de gestão de patrimônio deve ser capaz de fornecer: a) relatório sintético mensal das entradas e saídas de grupos de bens; b) relatório mensal dos desfazimentos e doações; c) relatório de movimentação histórica dos bens e ser capaz de fornecer dados relativos à depreciação dos bens patrimoniais. (Fonte: Relatório de Inspeção MPE/RR)
• Adotar as medidas necessárias ao adequado e tempestivo registro do bens integrantes do patrimônio da unidade. A auditoria interna deve fazer o levantamento completo das discrepâncias entre o sistema ASI e o SIAFI naquele órgão e informar seus resultados e conclusões ao Tribunal de Contas da União, bem como à Corregedoria Nacional, por força dos arts. 70 c/c 71, II e 130-A, §2º, II, da Constituição Federal de 1988; bem como art. 8º c/c art. 49, II, da Lei nº 8.443/92. (Fonte: Relatório de Inspeção MPF/RR)
• Devido à qualidade e eficiência dos sistemas de controle e gestão bens de consumo, a Corregedoria Nacional indicou a Procuradoria da República no Estado do Mato Grosso do Sul (MPF/MS) como exemplo de boas práticas.